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Intégration entre la suite Office 2007 et Sharepoint Server 2007 sans créer Mon Site


Récemment, on m’a demandé si c’était possible que les applications de la suite Office 2007 puissent présenter la liste des sites auxquels l’utilisateur appartient sans avoir à déployer tout de suite le « MonSite » pour tous les utilisateurs.

La réponse est oui, mais avant de vous montrer comment faire, regardons un peu plus en détail ce qui se passe dans le cas d’une utilisation normale de « Mon Site ».

 Tout d’abord, tant qu’un utilisateur n’a pas enregistré son « Mon Site » comme site par défaut, Sharepoint lui présente la possibilité de le faire tel que vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous.

Lorsque l’utilisateur clique sur « Définir comme Mon site par défaut », une clé de registre « PersonalSiteURL » est ajoutée sur le poste dans la branche  suivante :

HKEY_CURRENT_USER\Software\AppDataLow\Microsoft\Office\12.0\Common\Portal (XP et Vista)
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\Portal (Windows Server 2003)

La valeur de la clé est l’URL du site de l’utilisateur : http://HoteDeMonSite/personnel/code_usager/

Lorsque l’utilisateur va ouvrir la boîte de dialogue « Ouvrir » ou « Enregistrer » d’une application cliente Office, Word par exemple, celle-ci appelle un Web Service obtient la liste des sites auxquels l’utilisateur est membre. Cette liste est enregistrée localement sur le poste dans le répertoire « C:\Documents and Settings\code_usager\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office\Mes sites SharePoint ». La liste est rafraîchit une fois par jour.

L’image ci-dessous présente le résultat dans Office. On peut voir que l’utilisateur en membre du site « TestSite1 » en plus de posséder son « Mon Ste ».

Donc la seule chose nécessaire est d’enregistrée la clé de registre et le tour est joué. On a donc décidé de forcer pousser la clé de registre avec un autre URL tel que présenté ci-dessous :

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\Portal]
"PersonalSiteURL"="http://HoteDeMonSite/"

 Ça fonctionne très bien, le client Office va chercher la liste des sites sans afficher de « MonSite » tel que présenté dans l’image ci-dessous.

J’ai réalisé mes sur un poste de travail avec Office 2007 et le système d’exploitation Windows Server 2003. Les premiers essais avec Windows Vista semblent aussi indiquer que ça fonctionne bien.

Je recommande toutefois de réaliser vos propres essais afin de confirmer le bon fonctionnement de cette astuce avec votre configuration car il y a des différences au niveau du comportement selon la version du système d’exploitation et de la version de la suite Office. Par exemple, dans certains autres blogues qui traitent du sujet, on fait mention de certaines clés de registre supplémentaires. Soit dit en passant cette solution sera utilisée pour permettre à l’organisation de se donner le temps de bien planifier le déploiement du « Mon Site ». Elle ne sera pas utilisée sur une base permanente.

En terminant, voici quelques les quelques liens qui m’ont mis sur la piste pour trouver cette astuce :

http://www.wssdemo.com/Blog/Lists/Posts/Post.aspx?List=b853926a%2Db04e%2D4620%2D94e4%2D88a5d56cb262&ID=447&Web=d47402ad%2D1767%2D42ba%2Da072%2D133479a9bb5a

http://www.paulliebrand.com/2009/08/25/publishing-links-to-office-2007-without-enabling-my-sites-in-sharepoint/

http://blogs.msdn.com/sudeepg/archive/2009/09/03/published-links-to-office-client-applications-do-not-show-up-in-file-open-or-save-dialogs.aspx

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